1　范围

   本程序规定了中心开展校准、检测、试验工作,质量记录和技术记录的分类、设计与提出、填写与要求、数据处理、校核与整理、收集与整理、编目与归档、贮存与保管、借阅与复制、保密和清理(销毁)的职责以及管理内容和要求。

   本程序适应于中心所有质量记录和技术记录的控制。

2  引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而构成本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版不适应于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

 《质量手册》Q∕YHO SG∕A－2013

    GB/T15481《检测和校准实验室能力的通用要求》

    保护客户的机密和所有权的控制  Q∕YHO SG01

数值修约规则   GB∕T 8170-1987

文件的控制     Q∕YHO SGXX

    档案管理的控制Q∕YHO SGXX

   检测、校准用计算机及计算机软件管理的控制程序Q∕YHO  SGX

3 术语和定义

GJB 2715确立的以及下列术语和定义适用于本标准。

3.1 记录

     阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

 注1∶记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。

 注2∶ 通常记录不要控制版本。

3.2 技术记录

技术记录是进行检测和(或)校准及试验所得数据和信息的积累，它们表明检测和校准及试验是否达到了规定的质量和或规定的过程参数。技术记录可包括表格、合同、工作单、工作手册、核查表、工作笔记、控制图、内部和外部的检测、试验报告和校准证书、客户信涵、文件和反馈。

4  职责

4.1 管理室负责组织实验室各类记录格式的设计和提出。

4.2 各实验室技术人员负责检测、校准、试验记录表格的设计和提出，实验室主任负责审核。技术负责人负责技术记录格式的批准。

4.3 管理人员负责质量记录的设计和提出，管理室主任负责审核，质量负责人负责质量记录格式的批准。

4.4 形成记录的责任人员负责技术运作和质量活动中记录的填写和校核，保证记录内容的完整性、真实性和规范性。 

4.5 管理室档案管理员负责各类记录的收集、分类、编目、归档、保管及清理等工作。

5 管理内容与要求 

5.1 记录的分类

5.1.1 质量管理体系运行中形成的记录为质量记录，主要包括：

   1) 质量监督记录；

2) 内部审核报告和管理评审报告记录；

3) 纠正和预防措施记录；

4) 人员培训和考核记录；

5) 客户信涵和抱怨处理记录；

6) 质量体系文件控制记录；

7) 服务和供应商评价表记录；

8) 合同评审记录；

9) 分包记录。

5.1.2 检测、校准、试验技术运作过程中形成的记录为技术记录，主要包括：

    1) 方法确认记录；

    2) 委托书(合同)；

    3) 抽样单和检测、校准、试验任务单等记录 ；

    4) 新项目评审记录；

    5) 各类检测、校准、试验原始记录(包括采样记录)；

    6) 实验室间比对或能力验证记录；

    7) 质量控制及其评审记录；

    8) 仪器设备使用、维护、运行检查记录；  

    10) 实验室环境监控记录；

    11) 测量设备外检证书和自检∕校记录及证书。

5.2 记录的设计与提出

5.2.1 管理室应不定期组织实验室各类记录格式的设计和提出

5.2.2 检测、校准、试验原始记录应由各实验室技术人员负责记录表格的设计和提出，经实验室主任审核后。交技术负责人批准。

5.2.3 质量记录应由管理人员负责记录表格的设计和提出，经管理室主任审核后，交质量负责人批准。

5.2.4 检测、校准、试验原始记录的设计，格式应规范，信息应完整，至少应包括如下内容﹕

1) 中心名称、检测、校准、试验项目、页码、总页码；

2) 样品编号、名称、规格；

3) 样品状态(应详细描述)；

4) 封样记录(适用时)；

5) 检测、校准、试验依据或参考的检测、校准、试验方法(标准代号和年号)；

6) 使用的测量设备(或标准装置)名称、型号及编号；

7) 检测、校准、试验数据、计算公式或导出结果；

8) 检测、校准、试验的环境条件及试件预处理情况；

9) 检测、校准、试验中意外情况的描述及处理记录(如果有的话)；

10) 检测、校准、试验日期、地点；

    11) 检测、校准、试验人、校核人签字；

12) 有分包项目，应附以分包检测、校准、试验报告或证书。

5.3 记录的填写与要求

5.3.1 质量记录和技术记录应使用中心规定的表格。

5.3.2 记录的填写应符合以下规定﹕

    1) 记录应力求完整地记录规范、标准方法中规定的信息，包括检测、校准、试验条件、检测、校准、试验过程、计算公式、数据处理、检测、校准、试验结果等，以及影响不确定度的各种因素，以保证必要时在尽可能接近原条件下进行复现；

   2) 记录应在工作中形成，应及时填写原始记录，不得追记和补填或滕填，并有检测、校准、试验人员和校核人员签名；

   3) 记录字迹应端正，清晰明了，使用蓝黑色墨水钢笔或不褪色签字笔填写，计算机自动采集数据时，可采用计算机打印；

   4) 记录应客观、真实、清晰、准确，不得随意删改和涂改。当记录中出现错误时，应采用杠改，在错误的数据上划一横线(不得覆盖原有记录的可见程度)，并将正确值填写在其右上方，不得涂改或檫掉重写，对记录的所有改动应有更改人的签名或加盖名章。

   5) 对于记录表式中无内容可填的空白栏，应在空白栏中，划上“／”标记。

   6) 对于检测、校准、试验过程中的特异情况和有必要说明的问题，应记录在备注栏内或记录表边旁。

   5.4 原始记录的数据处理

5.4.1 记录测量数据时，原始记录保留有效位数应按技术标准要求多一位，标准未规定时应按相应的作业指导书执行。测量数据的有效位数和误差表达方式应符合有关误差理论的规定。

5.4.2 数值修约应按技术标准执行，技术标准未规定时，应按GB8170-1987《数字修约规则》标准中“全数值修约法”进行修约。

5.4.3 检测、校准、试验人员应根据技术标准方法和规范要求对原始记录作必要的数据处理。在数据处理时，发现异常数据不可轻易剔除，应报告项目负责人实验室主任，必要时报告技术负责人，进行研究后决定取舍。

5.4.4 单位应一律采用法定计量单位，非法定计量单位的记录应转换成法定计量单位的表达，并记录换算过程。

5.5 原始记录的校核和整理

5.5.1 检测、校准、试验人员填写原始记录后，应由取得相应专业岗位资格的人员对原始记录中的计算、数字修约和判定和进行校核，并在原始记录上签名。

5.5.2 检测、校准、试验和校核工作结束后，检测、校准、试验人员应对所有原始记录进行整理、装订并交检测、校准、试验报告或证书编制人作为出具报告或证书的唯一依据。对需跨室交接的原始记录，交接前应由实验室主任校核和签名。

5.6 记录的收集与整理

5.6.1 质量记录和技术管理记录统一应由管理室管理员负责收集和  整理。

5.6.2 检测、校准、试验原始技术记录应由各实验室人员负责收集、整理后，交实验室主任进行审核和整理，并装定成册。交管理室档案管理员。

5.6.3 仪器设备运行检查记录、使用和维护记录应由各实验室仪器使用人员收集和整理。

5.7 记录的编目与归档

5.7.1 所有质量记录和技术记录应按《文件的控制》要求，经收集、整理后，应及时交管理室档案管理员进行分类编目和存档，并认真履行交接手续。

 5.7.2 质量和技术管理归档的记录，应由管理室档案管理人员对其进行装钉成册、分类编目、归档。

5.7.3  检测、校准、试验原始技术记录，应由各实验室主任对其进行装钉成册、编目、归档。

5.7.4 归档的记录应填写《文件或记录归档表》，其内容包括﹕年号、编号、月份、名称、保存期限、存放地点、备注、归档人和归档日期。

5.8记录的贮存与保管

5.8.1 记录应指定专人保管，贮存场所的环境条件应适宜可靠、干燥整洁、通风，具有防盗、防潮、防霉、防火设施，防止损坏或丢失。室内严禁吸烟或存放易燃易爆物品，外来人员未经许可不得进入。

5.8.2 保存在软盘或光盘中的记录应做到防压、防磁、防病毒和防嗮，应及时备份，防止贮存的内容丢失。

5.8.3 所有记录应由管理室按《档案管理的控制》归档和保存。记录

的保存期限为长期(寿命加二年)和有效期(六年)二种保存期限方式。例如﹕计量标准档案、仪器设备档案有关记录、技术人员技术业绩档案等为长期保存、检测、校准试验报告和证书副本、检测、校准、试验原始记录等保存期均为六年。

5.9 记录的管理和借阅及复制

5.9.1 记录经收集、整理后，应及时交管理室档案管理员存档，并认真履行交接手续。

5.9.2 存档的记录未履行审批手续不得更改、查阅。

5.9.3 档案管理员应及时登记存档记录，以方便检索查阅。

5.9.4 本中心员工因工作需要借阅记录应经档案管理员同意，复制记录应经质量负责人批准。

5.9.5 外单位人员一般不得借阅和复制记录，确因需要应经中心主任批准。

5.9.6 借阅、复制记录应办理登记手续，借阅人不得泄密和转移借阅，不得在记录上涂改、划线等，阅后及时交还档案管理员，并办理注销手续。

5.10 记录的保密

5.10.1记录应存放在指定场所，并采取保密措施。

5.10.2借阅人员未经许可不得复制、摘抄或将记录带离指定场所，不得查阅其他无关记录。

5.11记录的清理(销毁)

5.11.1 保存的记录如超过保存期，由档案管理员提出销毁申请，填

写《文件和记录销毁申请单》经中心主任批准后，由经授权的执行人和档案管理员(至少俩人)执行销毁。

5.11.2 销毁记录时中心主任应指派人员在现场予以监督。记录销毁后，执行人员和监督人员应在《文件和记录销毁申请单》上签字，并将《文件和记录销毁申请单》交管理室档案人员归档。

6 相关记录

   本标准所产生的记录

   1) 文件和记录发放登记表

   2) 文件和记录归档表

   3) 文件和记录借阅、复制登记表

   4) 文件和记录销毁申请单